AI技術が急速に進化しており、特にChatGPTのようなツールは、業界全体で注目を集めています。
ChatGPTで何が出来るのかは知っていても、それが具体的にどの業務に役立つかイメージがわかない方も多いのではないでしょうか。
この記事では、特に管理職の方向けに、ChatGPTを使った業務効率を向上させる方法、コミュニケーションの質を高めるテクニックなど、実用的な事例を紹介します。
AIを業務に活かすための第一歩としてご利用いただける内容となっています。AIの力を活用し、効率的な仕事を実現するためのヒントを、ぜひこの機会に掴んでください。
【結論】管理業務でのchatGPTの使い方
管理職が使うべきポイントは「教える時間の削減」です。
管理職の方は、原則として定量的にしにくい仕事が多いのではないかと思います。特にその中でも、部下とのコミュニケーションや指示、フィードバックなどにはかなりの時間を割いているのではないかと思います。
当然、管理職は部下に仕事をしてもらって成果を上げる為に部署を纏めるのが役割です。部下からの問いかけに対して、適当な返事はできませんし、育成の為にはきちんと答える義務があります。
とはいえ、状況によってはこのように思いませんか・・？
このように感じてしまう管理職の方はかなり多いと思います。
部下のことを真剣に成長してもらおうと考えている人ほどこのように思うのではないでしょうか。でも実際問題、部下がたくさん付いている方なんかは、全員に同じリソースを割いて関わる事は不可能です。
そして、これらに時間がかかっているのは理解していても、具体的に時間短縮するための取り組みや、上手に仕組み化して効率化できている人はなかなか少ないのではないかと思います。
AIは、これらのコミュニケーションや指導といった、仕事のアウトプットに間接的に関わってくる仕事の効率化に非常に有効です。chatgptを上手に使うと、これらの大半をchatgptがやってくれます。
実際に私もこの方法で劇的に部下と会話する時間を減らして、今は毎日定時退社できるようになりました。
【管理職向け】chatGPTの具体的な活用例
それではここから具体的にchatgGPTを使った管理業務の効率化の方法を解説します。
1.翻訳
海外にも拠点がある企業などでは、資料に外国語が記載されている場合などもあるかと思います。辞書を引いたり検索をして、長文を読解出来る人がいればよいですが、全員そういうわけにはいきません。
この英文なんて読むのか分かりますか！？先輩なんでもできそうだから分かりますよね？
ん？どれどれ・・・ （英語苦手だから聞かないでほしいなぁ～・・・）
ここでchatGPTを使うように促しておきましょう。文章をコピペして、日本語に訳してと指示すれば全て和訳してくれます。また、もし一度でわからなくても、どのあたりがわからなかったのか、またchatGPTに直接聞けばよいので、このような理由で呼び止められることが無くなります。
2.メール本文作成
先方の〇〇さんにメールを送りたいんですけど、どうやって送ったらいいですか？
自分でググって見つけたテンプレートでそのまま送ればいいですか？
うん。概ねそれでいいよ。でも見直したほうがいい点もあるから、ここはこうしてああして・・・
（さすがにこういうことまで全部教えていると、時間が足りないな・・・）
これもなかなか時間を取られますよね。ここもchatGPTの出番です。この会話をそのまま部下がchatGPTと行えば、上司が添削したのとほぼ同じ物を返してくれます。部下も、chatGPTで一度臨んだ返事をしてくれたら、次もまたchatGPTに聞くはずです。
あと、Googleで検索する場合はテンプレートを引用するのが限界ですが、chatGPTの場合は、言いたい事を伝えてフォーマルな文章を作ってほしいとプロンプトを出せば、内容の要約から定型文の作成までを纏めて行ってくれます。
3.報告資料テンプレート作成
こちらもよくある事例ではないでしょうか。
言われてた報告資料を作ろうと思うんですけど、どんな風に作ったらいいですか？！
作業マニュアルを作ろうと思うんですけど、マニュアル作成のマニュアルがないので、作り方を教えてください！
報告資料・マニュアル・倉庫業務であれば点検表など現場で利用する帳票の作成など、全て指示をしたり型を教えている時間もないのではないでしょうか。こちらも一つ一つに対応していては、時間が足りません。
これらもchatGPTに、作りたい資料のイメージや、情報を伝えれば要約したり構成を考えて教えてくれます。特にGPT4であれば、図で出力してもらったり、逆に図でイメージを伝えたりと、本当に上司先輩と同じように視覚的にも教えてくれるので便利です。
4.エクセルのマクロコードや関数の生成と読解
エクセルは便利な一方で、関数やマクロを全く知らない人が多い職場では、逆効果になるケースがあります。
セル位置を変更したので、関数が適切に参照しなくなった。どうやって修正すればいいかわからない。
マクロが得意な部下にいろいろ任せていたが、任せすぎてどんな仕組みなのか全くわからない・・・
このような場合だと、エクセルをもう使わないようにするか、得意な人を育成するか、専用のシステム開発を行うか などという選択肢になると思います。
そこまで労力をかけるのもなぁ。。なんかもっとサクッと解決したい・・・・
って、思いませんか？
chatGPTを使いましょう。簡単なマクロコードや関数であれば、やりたい事を伝えれば生成して返してくれます。そのままコピーして利用しましょう。また、他人が作ったエクセルシートの不明点も、同じく聞けば、何が問題でどのように修正すればよいか教えてくれます。
5.データ分析
データはあるけど問題点は分からない。データを集めてはみたけど分析はできない。こんな方が多い職場にもchatGPTが有効です。
特にGPT4であれば、画像で認識してくれるので、そのまま見てほしいデータを見せて、どこにどのような変化があるのか・変化のパターンや規則性はあるのか・問題点は何なのかなども抽出してアドバイスをしてくれます。
6.業務のアイデア出し
業務の問題点はわかったけど、解決するためのアイデアは出てこない。
これらもよく聞かれるのではないかと思います。人によっては言われた通りに進めるほうが得意で向いていてしっかり仕事を進めれる。でも新しいアイデアを出すのが苦手で、そういうときだけ生産性が下がる。こんな部下の方がいる場合はぴったりです。
chatGPTはクリエイティブな問いかけにもしっかり答えてくれます。もし仮に職場の専門的な知識や情報がないと解決しないようなことであっても、抽象的に解釈して何らかのアドバイスをしてくれます。
また、部下の壁打ちやブレインストーミングの相手として活用するのも有効です。
AIなので否定的なことは言わず、いろいろな提案やアドバイスもしてくれますよ。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
明日から使えそうなアイデアは見つかりましたか？ぜひ参考にして業務に活かしてみてください。
チャットAIを業務で使ってみた筆者自身の感想ですが、AIというのは、それらしい当たり障りのないことを教えるのが得意で、苦手なのは根拠を示すことだなと思いました。
これは、部下が上司に対して望んでいることと似ているなと思いました。上司や先輩には、間違えない方法を教えてほしい。最短・最適解を知っているなら知りたい。それを分かりやすいように教えてほしい。これが多数の人が思う事ではないかと思います。
でも実際のところ、部下が望むような指導やアドバイスは難しいものです。上司も上司自身の体験に基づいて指導するので、最適解とは限りません。理想的なのは、
「普遍的なセオリーをしっかり教えて、成功例を何度もトレースし、部下自身で考えて自立していく」というようなプロセスだと思います。
これらは、個人の見解に依存しない中立な回答をしてくれるAIのほうが、上司より上司らしい役割を果たしてくれる可能性があるのではないかと思いました。