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物流センターでの管理業務において、エクセルは欠かせないツールです。
私も日々の業務でエクセルを活用していますが、特に「マクロ」を使い始めてから、業務効率が大幅に向上しました。この記事では、私が実際に活用しているエクセルマクロの記録方法を紹介します。
初めてマクロに挑戦する方でも安心して取り組める内容となっていますので、一緒にステップアップしていきましょう！
マクロって何？
エクセルを使った業務管理の中で「マクロ」という言葉を聞いたことがある方も多いでしょう。
マクロとは、一連の操作を自動化するための機能です。例えば、毎日行っているデータの入力や加工、特定の条件に基づく処理などを一度記録しておくことで、ボタン一つで同じ操作を繰り返すことができます。
これにより、手作業の時間を大幅に短縮し、ミスを減らすことができます。
マクロとVBAは何が違うの？
マクロとよく似た言葉に「VBA（Visual Basic for Applications）」があります。両者の違いは何でしょうか？簡単に言うと、マクロはVBAを使って操作を記録する機能です。
VBAはエクセルや他のOfficeアプリケーションの機能をプログラミングによって拡張するための言語であり、マクロはそのVBAを用いてエクセル内の操作を自動化するためのツールと言えます。つまり、マクロはVBAの初心者向けの入り口と考えると良いでしょう。
マクロって難しいんでしょ？
「マクロ」と聞くと、難しそうなイメージを持つかもしれません。しかし、実際にはそんなことはありません。
特にエクセルには「マクロの記録」という便利な機能があり、プログラミングの知識がなくても簡単にマクロを作成することができます。
この機能を使えば、普段行っている操作を記録し、後で再生するだけで自動化が可能です。具体的な使い方は、次の見出しで詳しく説明します。
マクロの記録って何？
「マクロの記録」は、エクセルが提供する操作自動化のための機能です。この機能を使うことで、ユーザーが行った操作をそのまま記録し、後で再生することができます。
例えば、データの入力やフォーマット変更などの定型作業を記録し、ボタン一つで同じ作業を繰り返すことができます。これにより、業務効率を大幅に向上させることができます。
マクロの記録を使ってみよう
ここからは、実際にエクセルでマクロの記録を使ってみましょう。ステップバイステップで説明しますので、ぜひ一緒に試してみてください。
1.マクロの記録を起動しよう
それではさっそくマクロの記録を始めてみましょう。
1.タブの「表示」を選択すると、右側にマクロと書いたアイコンが出てきます。マクロアイコンの矢印部分を押し、マクロの記録を選択してください。
2.図のようなボックスが表示されるので、マクロ名・ショートカットキー・説明を入力してください。終わったらOKを押してください。
OKを押したら、エクセル画面の左下のアイコン表示が変わっています。右側のよう「▢」のアイコンになっていたらOKです。
2.実際に操作の記録をしてみよう
マクロの記録が開始されたら、普段通りにエクセルで操作を行います。例えば、特定のセルにデータを入力したり、セルの書式を変更したりします。これらの操作が全て記録されます。
ためしに、セルに数字を入力する操作を記録してみますね。
記録したい操作を全部行ったら、画面左下のアイコンをクリックして、マクロの記録を停止させましょう。
3.記録したマクロを呼び出して使ってみよう
それでは完成したマクロを実際に呼び出して使ってみましょう。ここでは起動方法を２つ紹介しますので、やりやすい方法で行ってみてください。
次の見出しでボタンを作って起動する方法を紹介しています。ボタンを作ってみたい方は次を見てください。
マクロの表示から実行する方法
ショートカットキーで実行する方法
4.マクロを呼び出すボタンを作ってみよう
次に、マクロをもっと簡単に実行できるようにボタンを作成しましょう。
「開発」タブの「挿入」をクリックし、「フォームコントロール」の「ボタン」を選択します。シート上でボタンを配置したい位置をクリックしてください。
マクロの登録を押すと、下のような画面が表示されるので、実行したいマクロを選択しましょう。
ボタンにする図形は、サイズや文字を自由に変えれますので、ボタン風に見た目を整えたら完成です。
5.マクロ有効ブックの保存をしよう
最後に、記録したマクロを含むエクセルブックを保存しましょう。
「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。ファイルの種類を「マクロ有効ブック（*.xlsm）」に設定し、保存します。
マクロの記録を使ってできること
エクセルのマクロ記録機能を使うことで、さまざまな作業を自動化することができます。ここでは、具体的な活用例をいくつか紹介します。
1.コピペ操作の自動化
日々の業務で、特定のデータを別のシートやファイルにコピー＆ペーストすることは多いでしょう。マクロを使えば、この一連の操作をボタン一つで行うことができます。例えば、売上データを毎日同じフォーマットで別のシートにコピーする作業などが、マクロ記録を使うことで簡単に自動化できます。
2.セルへの文字入力
定期的に同じ内容をセルに入力する場合も、マクロ記録が便利です。例えば、毎月のレポート作成時に決まったコメントを入力する場合、マクロを記録しておけば、自動的に必要なセルに入力することができます。これにより、入力ミスを防ぎ、作業時間を短縮できます。
3.行列の挿入や表の作成
データを整理するために、特定のタイミングで新しい行や列を挿入したり、表を作成したりすることがあるでしょう。これらの操作もマクロを使って自動化できます。例えば、毎週行うデータ集計時に、特定の形式で表を作成する作業が簡単になります。
マクロの記録でできないこと
マクロの記録機能は非常に便利ですが、全ての操作を自動化できるわけではありません。ここでは、マクロ記録では難しい操作について説明します。
1.繰り返し処理
マクロ記録では、同じ操作を複数回繰り返す「繰り返し処理」を記録することができません。例えば、100行分のデータに対して同じ処理を繰り返す場合、VBAのプログラミングが必要です。VBAを使えば、ForループやWhileループを活用して、繰り返し処理を実装できます。
2.変数処理
マクロ記録では、操作を記録するだけで、変数を使った柔軟な処理はできません。例えば、ユーザーの入力に応じて異なる処理を行う場合や、データの値によって処理を分岐させる場合には、VBAの知識が必要です。変数を使うことで、より高度な自動化を実現できます。
例えば、表の空いている場所（一番下の行とか）にコピペしたいから、データを張り付ける位置が毎回変わる場合などは、マクロの記録ではできないという事です。
まとめ
エクセルのマクロ記録機能は、物流センターの業務効率化に非常に役立つツールです。簡単な操作を記録し、自動化することで、手作業の時間を大幅に削減できます。また、VBAを学ぶことで、さらに高度な自動化が可能となり、業務の幅が広がります。まずは、基本的なマクロの記録から始めて、徐々にスキルを高めていきましょう。
